Der tägliche Umgang mit E-Mails kann zeitintensiv und überfordernd sein. Der im IONOS Webmailer zubuchbare KI-Mail-Assistent soll die E-Mail-Kommunikation durch künstliche Intelligenz effizienter und einfacher gestalten. In diesem Artikel werden die wichtigsten Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten des IONOS KI-Mail-Assistenten vorgestellt.
Funktionen im Überblick
E-Mail-Zusammenfassung
Die Zusammenfassungsfunktion des KI-Mail-Assistenten hilft dabei, lange und komplexe E-Mails besser zu verstehen. Auf Knopfdruck werden die wichtigsten Inhalte aus einer E-Mail extrahiert. Dies erweist sich besonders bei komplexen, umfangreichen E-Mail-Threads als nützlich, da diese oft viele Nachrichten umfassen und wichtige Informationen leicht übersehen werden können. Der KI-Assistent analysiert automatisch den gesamten Verlauf der Korrespondenz, identifiziert zentrale Aussagen, Entscheidungen und die nächsten Schritte. Dadurch erhalten Nutzerinnen und Nutzer eine kompakte Übersicht, die es ermöglicht, den Überblick zu bewahren, ohne jede Nachricht im Detail lesen zu müssen.
Schnelle Antworten auf E-Mails
Die „Quick Reply“-Funktion erstellt automatisch einen strukturierten Antwortentwurf, der beispielsweise genutzt werden kann, um sich für eine E-Mail zu bedanken oder den Empfänger um Geduld zu bitten. Der von der KI generierte Entwurf dient als Grundlage und kann bei Bedarf weiter angepasst werden. Zusätzlich bietet eine Funktion zur Generierung individueller Antworten die Möglichkeit, den Ton formell, neutral oder informell sowie die Stimmung aufregend, freundlich, positiv, neutral, ablehnend oder enttäuscht und die Länge der Nachricht anzupassen. Dies ermöglicht es, flexibel auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten zu kommunizieren.
E-Mail-Übersetzung
Eine weitere nützliche Funktion des KI-Mail-Assistenten ist die Möglichkeit, E-Mails schnell und präzise zu übersetzen. Sie können den Inhalt einer E-Mail in eine gewünschte Sprache umwandeln. Der Assistent unterstützt derzeit die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Portugiesisch und Spanisch. Diese Funktion erleichtert die Kommunikation mit internationalen Partnern und Teams.
KI-Chat
Der KI-Mail-Assistent bietet darüber hinaus ein Chat-Fenster, das flexible Interaktionen mit der KI ermöglicht, ähnlich einem KI-Chatbot wie bei ChatGPT. So kann direkt z.B. beim Lesen oder Schreiben einer E-Mail parallel ein Chat mit der KI gestartet werden. Die Historie der einzelnen Chats wird gespeichert, so dass auch später noch darauf zugegriffen werden kann.
Integration und Bedienbarkeit
Der KI-Mail-Assistent ist nahtlos in die bestehende Webmail-Oberfläche integriert und erfordert keine aufwändige Installation oder Schulung. Die verschiedenen Funktionen – von der Zusammenfassung bis hin zur automatisierten Antwortgenerierung – sind so aufeinander abgestimmt, dass sie den Arbeitsablauf unterstützen.
In vielen Büroumgebungen kann der KI-Mail-Assistent dazu beitragen, den Überblick über ein hohes E-Mail-Aufkommen zu behalten und gleichzeitig qualitativ hochwertige Antworten zu verfassen. Die Möglichkeit, den Antwortstil individuell anzupassen – sei es formell, neutral oder informell – erlaubt es, die Kommunikation situationsgerecht zu gestalten, ohne den Fokus auf die Technologie zu legen. Darüber hinaus kann die Übersetzungsfunktion den Austausch mit internationalen Partnern erleichtern, indem sie eine schnelle und zuverlässige Übersetzung von E-Mail-Inhalten ermöglicht.
Bei der Nutzung der KI-basierten Funktionen werden die entsprechenden Daten an das Large Language Model GPT-4o mini von OpenAI übermittelt. Die KI kann gelegentlich Fehler machen. Es ist daher wichtig, alle Inhalte, die mit dem KI-Mail-Assistenten erstellt wurden, immer zu überprüfen.
Fazit
Der KI-Mail-Assistent im IONOS Webmailer hilft, die Herausforderungen der modernen E-Mail-Kommunikation zu bewältigen. Mit Funktionen wie dem Zusammenfassen langer E-Mails und der automatisierten Erstellung von Antwortvorschlägen unterstützt er die Nutzerinnen und Nutzer dabei, effizienter zu arbeiten und den täglichen Informationsfluss besser zu managen. Die nahtlose Integration und die benutzerfreundliche Handhabung machen ihn zu einem hilfreichen Werkzeug im digitalen Arbeitsalltag.